Definición de control
Tras la fase de pronostico y planificación, viene la ejecución de lo planificado y a esta le sigue el control de la ejecución.

Es preciso que se mantenga estable el curso de acción, en medida de que acontezca hechos inesperados, poder ajustar las metas y procesos para seguir en el mismo camino

Controlar consiste en asegurar que todo sucede conforme los planes trazados, como dijo Fayol: “en una empresa el control consiste en verificar si todo ocurre conforme el plan adoptado a las instrucciones emitidas y a los principios articulados”

El control es algo necesario tras la puesta en marcha del plan, sirve para medir desviaciones e indicar correcciones necesarias, asimismo, nos ayuda a fijar nuevas metas, a la vista de las debilidades del sistema

La esencia del control se encuentra en la retroalimentación

Los sistemas de control son una ampliación de los sistemas de planificación y cada vez es mas frecuente el tratamiento conjunto de ambas materias

Los elementos del control
El control puede concebirse como un proceso secuencial en el que se dan varias fases

• Establecimiento de estándares
• Medición (acción de controlar)
• Comparación con el plan
• Detección de las desviaciones
• Interpretar y evaluar la información
• Establecimiento de acciones correctores

Supuesto que los planes son claros, completos e integrales, comienza la puesta en marcha.

El control puede concebirse como un proceso secuencial en el que se dan varias fases

• Establecimiento de estándares
• Medición (acción de controlar)
• Comparación con el plan
• Detección de las desviaciones
• Interpretar y evaluar la información
• Establecimiento de acciones correctores

Supuesto que los planes son claros

El primer paso es establecer de estándares o medidas que nos permitan evaluar el funcionamiento de los planes.

Los estándares son la expresión de las metas buscadas con la planificación, permiten medir la realización de los planes por comparación.

Hay varios estándares:

• pueden ser de tipo físico, e ir expresados por medio de cantidades de producto o relaciones como horas/ hombre...
• Tipo monetarios; presupuestos, cifras de referencia,...
• Estén estándares que no son expresables de forma numérica, como los referentes a aspectos sociales,....

El medir el proceso empresarial con los estándares previamente establecidos nos permite descubrir las desviaciones que se producen y los puntos débiles del sistema.

Si los estándares son los adecuados, reflejaran exactamente la estructura organizativa de la empresa.

Existen distintas posibilidades de control, ya que los sistemas de control deben reflejar las diferencias entre las estructuras empresariales.

Principios que inspiran el control
Principales principios en los que se basa un buen sistema de control

• Todo sistema de control debe ser actual
  • Se debe acomodar al momento presente de la empresa
  • Debe reflejar la naturaleza y las necesidades de las actividades planificadas
• Todo sistema de control debe ir orientado a los responsables de cada proceso
  • Esto implica que los controles se harán sobre los responsables, que los informes sebre resultados a los responsables, ....
  • El control debe entenderse como una función a efectuar sobre el trabajo y no sobre el trabajador, es algo que debe facilitar el perfecto cumplimiento de sus tareas
• Todo el sistema de control debe informar de la importancia de estas
  • Drucker: 'El control debe practicarse esencialmente por via de excepcion'
• El sistema de control debe indicar acciones correctoras
  • Estas acciones correctoras deben ser adecuadas en su contenido y en el momento de aplcarlas
• El control debe ser flexible
  • Para adaptarse a las modificaciones de los planes
• El control debe ser comprensible
  • Podria dificultar la tarea de quien deba utilizarlos y por tanto perderían operatividad
• El sistema de control debe motivar
• El sistema de control debe aplicarse donde se espera la disfunción,por lo que el propio trabajjo puede generar el mecanismo de control
• Todo buen sistema de control debe enfocar la observación de las desviaciones desde la óptica de los objetivos

Clases de control
El control es susceptible de diversa calificaciones

Hay controles parciales y totales

El control en la empresa puede ser ejercido por gente de la empresa como ajena a ella.

Frente a la orientación mas visual del control que consiste en el análisis de las desviaciones y las causas, seguidas de la acción correctora.

Hay otro enfoque mas actual, formación de mejores ejecutivos para que los fallos no se produzca, consiste en sustituir las correcciones a posteriori por correcciones a priori

Al sistema clásico le denominamos control indirecto

Al estudio de la calidad de la administración se denomina control directo

Hay tres clases de controles:

• Predictivos
  • Los controles identifican los problemas antes de que ocurran
• Tiempo real
  • El control se realiza sobre la marcha y las correcciones hay que hacerlas en un tiempo muy breve
• Históricos
  • Junto a los anteriores coexisten muchos métodos de control con correcciones efectuadas con bastante posteridad

• también se distingue entre controles presupuestarios y controles no presupuestarios, en función a que su base sea un plan presupuestario o se acuda a otras técnicas como el muestreo estadístico, auditoria, ...

Localización de los controles
H.F.T. Wren: 'Existe una estructura organizativa generaría que es adaptable a todas las empresa y que se basa en la división científica de las funciones'

Anthony: 'El establecimiento de sistemas diferentes para cada empresa en función de sus distintas actividades, costes,...'

A efectos de control, toda estructura puede clasificarse en función de 2 tipos de magnitudes:

• El activo de la empresa
  • Cuyo reflejo lo tenemos en el balance, se puede clasificar en:
    • Personal: Los recursos humanos son un activo de la empresa y tiene un reflejo en el patrimonio de la empresa
      • Terrenos y edificios
      • Instalaciones, maquinaria, vehículos
      • Mobiliario
      • Fondo de comercio
      • Casa
      • Stocks
      • Inversiones
      • Deudores
  • Todos estos bienes deben ser proporcionados en su cuantía, plenamente utilizados y cuidadosamente conservados. Todo esto para la consecución de mejores resultados en el proceso empresarial.
• El proceso físico de la empresa
  • Las materias primas que se utiliza en la producción tienen varias fases hasta llegar a ser un producto terminado
    • Compra de materias primas
    • Almacenamiento de materias primas
    • Transformación de materias primas
    • Almacenamiento de productos terminados
    • Venta a intermediarios
    • Venta al consumidor

Otro enfoque es el diseño del sistema de control en base a la creación o identificación de los centros de responsabilidad de la empresa

El concepto de centro de responsabilidad se identifica de modo genérico con los de centro de beneficios y los centros de costes

La piedra angular de todo sistema de control se encuentra en el concepto de contabilidad de control en la que los costes e ingresos que se han presupuestado acumulado y notificado, se coordinen con el sistema de organización de la autoridad y la responsabilidad dentro de una empresa

La base de funcionamiento consiste en diseñar un sistema contable que permita identificar los efectos financieros originados por la actividad de un director

División de las áreas de responsabilidad

• Centros de costes estándar:
  • Área de producción
  • Misión del directivo: no desviarse de lo presupuestado
• Centros de ingresos
  • Departamentos de venta
  • Misión del director:; Obtener máximos ingresos sin sobrepasar los gastos presupuestados
• Centro de gastos discrecionales
  • Departamentos administrativos
  • Misión del directivo: Ofrecer un servicio de calidad sin pasar presupuesto de gastos
• Centros de beneficios
  • Aquellos casos en los que un directivo es responsable a su vez de costes e ingresos
• Centros de inversión
  • El directivo correspondiente es responsable del volumen de activos empleados

En cada tipo de empresa, y en función a la complejidad de su estructura, existirán mas o menos centros de responsabilidad, sin que pueda afirmarse a priori el numero o naturaleza de ellos.

El problema principal que presenta el control a través de resultados financieros radica en que no todas las actividades pueden medirse por resultados financieros

El indicador del resultado se considera mas apropiado a la hora de controlar:

• La responsabilidad del beneficio motiva a las personas
• El beneficio es excelente unida de medida de la efectividad de las personas
• El beneficio es un instrumento de sencillo y cómodo análisis, además, es fácilmente comprensible por todos

El beneficio, considerado como el mejor indicador de la responsabilidad solo será operativo si en “beneficio” de un director es congruente y favorece los objetivos generales de la empresa.

El control de los costes indirectos
Los gastos de administración han aumentado mas que proporcionalmente con el crecimiento en la dimensión de las empresas y su peso en el resultado de las compañías es realmente importante

La implementación de sistemas de control en estas áreas, olvidándose de los “controles subjetivos”, se basan en mediciones de tipo cuantitativo

Estos sistemas se configuran en base a 3 ideas:

• Unidades de trabajo inequívocas
• Relaciones producción-tiempo
• Control de seguridad y calidad

Así se identifican, mas o menos, las tareas a realizar en los diferentes trabajos, también puede buscarse unidades de funcionamiento de mas de una persona y medir los resultados del grupo

Es importante que trabajando con sistemas de control de grupos, exista una persona que se responsabilice del mismo y a la que se envíe la información pertinente sobre los resultados obtenidos

Modernas técnicas de control
El perfeccionamiento de diseños de sistemas de costes directos y desarrollos de tecnologías de ordenadores con sus aplicaciones a la empresa, sistemas lógicos que contribuyen al establecimiento de controles, las aplicaciones de la investigación operativa y las ideas de ciclo y flujo que se derivan del enfoque de los sistemas de planificación y control que J.W. Forreste denomina “dinámica industrial” ha supuesto importantes avances en el área de control y planificación

El método PERT (Program Evaluation And Review Technique) constituye otro excelente modelo de control y seguimiento de proyectos a través del análisis de las redes evento-tiempo

ROI (Retorno de la Inversión), método desarrollado por la Dupont de Nemours Company, consistente en controlar la forma en que se recupera el capital invertido a lo largo de todo el proceso empresarial

Es un sistema de control que analiza conjuntamente todos los factores que influyen en el retorno o recuperación del capital

Se hace necesario que todo el mundo comprenda y acepte el fin de un sistema de control APRA que ayuden a su implementación y posterior aplicación, así para que retroalimenten (feed-back) el sistema con la información y sugerencias que estimen oportunas

Auditoria y control
La auditoria como función empresarial es una de las expresiones mas claras del ejercicio del control

La auditoria consiste en el examen de documentos, procedimientos y operaciones con el fin de manifestarse acerca de lo acertado de los mismos.

Podemos hablar de:

• Auditoria externa e interna, según quien la realice
• Auditoria administrativa u operativa
  • Se examinan los procedimientos seguidos por la empresa poniendo en relieve la gestión llevada a cabo en cada área y si se cumplen las normas de control interno y los objetivos prefijados
• Auditoria financiera
  • Se examina si los estados financieros responden o no a la veracidad y si han sido elaborados siguiendo unas normas.