Definición de control
Tras la fase de pronostico y planificación, viene la ejecución de lo planificado y a esta le sigue el control de la ejecución.
Es preciso que se mantenga estable el curso de acción, en medida de que acontezca hechos inesperados, poder ajustar las metas y procesos para seguir en el mismo camino
Controlar consiste en asegurar que todo sucede conforme los planes trazados, como dijo Fayol: “en una empresa el control consiste en verificar si todo ocurre conforme el plan adoptado a las instrucciones emitidas y a los principios articulados”
El control es algo necesario tras la puesta en marcha del plan, sirve para medir desviaciones e indicar correcciones necesarias, asimismo, nos ayuda a fijar nuevas metas, a la vista de las debilidades del sistema
La esencia del control se encuentra en la retroalimentación
Los sistemas de control son una ampliación de los sistemas de planificación y cada vez es mas frecuente el tratamiento conjunto de ambas materias
Los elementos del control
El control puede concebirse como un proceso secuencial en el que se dan varias fases
Supuesto que los planes son claros, completos e integrales, comienza la puesta en marcha.
El control puede concebirse como un proceso secuencial en el que se dan varias fases
Supuesto que los planes son claros
El primer paso es establecer de estándares o medidas que nos permitan evaluar el funcionamiento de los planes.
Los estándares son la expresión de las metas buscadas con la planificación, permiten medir la realización de los planes por comparación.
Hay varios estándares:
El medir el proceso empresarial con los estándares previamente establecidos nos permite descubrir las desviaciones que se producen y los puntos débiles del sistema.
Si los estándares son los adecuados, reflejaran exactamente la estructura organizativa de la empresa.
Existen distintas posibilidades de control, ya que los sistemas de control deben reflejar las diferencias entre las estructuras empresariales.
Principios que inspiran el control
Principales principios en los que se basa un buen sistema de control
Clases de control
El control es susceptible de diversa calificaciones
Hay controles parciales y totales
El control en la empresa puede ser ejercido por gente de la empresa como ajena a ella.
Frente a la orientación mas visual del control que consiste en el análisis de las desviaciones y las causas, seguidas de la acción correctora.
Hay otro enfoque mas actual, formación de mejores ejecutivos para que los fallos no se produzca, consiste en sustituir las correcciones a posteriori por correcciones a priori
Al sistema clásico le denominamos control indirecto
Al estudio de la calidad de la administración se denomina control directo
Hay tres clases de controles:
| Tiempo | Caracteristicas | Ejemplos |
| Predictivos o prospectivos | Pronostican las variaciones antes de que sucedan | Presupuesto de caja expectativas de venta |
| Sobre el proceso | Miden las desviaciones en el momento en que se producen | Controles de calidad de informacion en tiempo real |
| Historicos | Detectan variaciones con posterioridad a que ocurran | Estados financieros, Tecnicas de ratio |
Localización de los controles
H.F.T. Wren: 'Existe una estructura organizativa generaría que es adaptable a todas las empresa y que se basa en la división científica de las funciones'
Anthony: 'El establecimiento de sistemas diferentes para cada empresa en función de sus distintas actividades, costes,...'
A efectos de control, toda estructura puede clasificarse en función de 2 tipos de magnitudes:
Otro enfoque es el diseño del sistema de control en base a la creación o identificación de los centros de responsabilidad de la empresa
El concepto de centro de responsabilidad se identifica de modo genérico con los de centro de beneficios y los centros de costes
La piedra angular de todo sistema de control se encuentra en el concepto de contabilidad de control en la que los costes e ingresos que se han presupuestado acumulado y notificado, se coordinen con el sistema de organización de la autoridad y la responsabilidad dentro de una empresa
La base de funcionamiento consiste en diseñar un sistema contable que permita identificar los efectos financieros originados por la actividad de un director
División de las áreas de responsabilidad
En cada tipo de empresa, y en función a la complejidad de su estructura, existirán mas o menos centros de responsabilidad, sin que pueda afirmarse a priori el numero o naturaleza de ellos.
El problema principal que presenta el control a través de resultados financieros radica en que no todas las actividades pueden medirse por resultados financieros
El indicador del resultado se considera mas apropiado a la hora de controlar:
El beneficio, considerado como el mejor indicador de la responsabilidad solo será operativo si en “beneficio” de un director es congruente y favorece los objetivos generales de la empresa.
El control de los costes indirectos
Los gastos de administración han aumentado mas que proporcionalmente con el crecimiento en la dimensión de las empresas y su peso en el resultado de las compañías es realmente importante
La implementación de sistemas de control en estas áreas, olvidándose de los “controles subjetivos”, se basan en mediciones de tipo cuantitativo
Estos sistemas se configuran en base a 3 ideas:
Así se identifican, mas o menos, las tareas a realizar en los diferentes trabajos, también puede buscarse unidades de funcionamiento de mas de una persona y medir los resultados del grupo
Es importante que trabajando con sistemas de control de grupos, exista una persona que se responsabilice del mismo y a la que se envíe la información pertinente sobre los resultados obtenidos
Modernas técnicas de control
El perfeccionamiento de diseños de sistemas de costes directos y desarrollos de tecnologías de ordenadores con sus aplicaciones a la empresa, sistemas lógicos que contribuyen al establecimiento de controles, las aplicaciones de la investigación operativa y las ideas de ciclo y flujo que se derivan del enfoque de los sistemas de planificación y control que J.W. Forreste denomina “dinámica industrial” ha supuesto importantes avances en el área de control y planificación
El método PERT (Program Evaluation And Review Technique) constituye otro excelente modelo de control y seguimiento de proyectos a través del análisis de las redes evento-tiempo
ROI (Retorno de la Inversión), método desarrollado por la Dupont de Nemours Company, consistente en controlar la forma en que se recupera el capital invertido a lo largo de todo el proceso empresarial
Es un sistema de control que analiza conjuntamente todos los factores que influyen en el retorno o recuperación del capital
Se hace necesario que todo el mundo comprenda y acepte el fin de un sistema de control APRA que ayuden a su implementación y posterior aplicación, así para que retroalimenten (feed-back) el sistema con la información y sugerencias que estimen oportunas
Auditoria y control
La auditoria como función empresarial es una de las expresiones mas claras del ejercicio del control
La auditoria consiste en el examen de documentos, procedimientos y operaciones con el fin de manifestarse acerca de lo acertado de los mismos.
Podemos hablar de: