La Planificacion

¿Qué es la planificación?
Es la función inicial del management y su contenido se concreta en la ayuda a la toma de decisiones

Es el paso previo que prepara la decisión

Picht: 'La planificación consiste en una 'anticipación del futuro para la practica''

Koontz: 'La planificación consiste en escoger'

Drucker: 'La planificación es un proceso continuo que consiste en la adopción de decisiones y en la consecuente asuncion de riesgos que implica'

La planificación forma un conjunto inseparable con la gestión o toma de decisiones y el control

Las características de la planificación
Los resultados de la planificación se concretan en los planes. Hay una serie de caracteres que es preciso exigir en cualquier plan

• A cualquier plan ha de exigirle que sea metódico, es decir, que se base en un análisis lo mas exacto y exhaustivo posible de la información existente, así como los fines perseguidos
• Todo plan debe ser flexible para que pueda adaptarse a las constantes evoluciones que suceden en los distintos procesos que tienen lugar en el seno de la empresa. Un peligro es basar la planificación excesivamente en los presupuestos financieros, resta adaptación a los planes
• Todo plan debe ser exacto y preciso para lograr efectividad y operatividad, por otra parte, también requiere un detalle en función del lugar donde se dirige. Lo importante es que todos los planes sea cual sea su amplitud, se integren en una planificación global que los coordine y armonice
• Al plan debe exigírsele racionalidad económica o economicidad.

Toda planificación supone la consideración de una serie de aspectos de gran utilidad en el proceso planificador

• El contexto en el que se va a planificar
• La información disponible
• La exactitud perseguida
• Análisis costo / beneficio
• Tiempo que se dispone para planificar

Clases y niveles de planificación
La planificación abarca todos los niveles de la empresa

• Plazo de planificación
  • La extensión de los planes viene limitada por la incertidumbre y como dice Churchman, el horizonte de la planificación coincide con el momento futuro a partir del cual ya no existe información
  • Todo plan a largo plazo o estratégico, se concreta en planes a corto plazo de horizontes mas reducido pero con mayor operatividad
    • Etapas:
      • Determinación de la dimensión de los problemas a largo plazo
        • Establecimiento de objetivos cualitativos
        • Establecimiento de objetivos cuantitativos
        • Proyección de la actividad actual
      • Mejora de los resultados obtenidos por los productos existentes en los mercados actuales
      • Descubrimiento de nuevos mercados y/o productos
• clasificación por su forma funcional o su forma sectorial
  • Estos planes se pueden combinar (Pág. 278)
  • Con respecto a la planificación sectorial hay que añadir mas sectores en su planificación debido al aumento de competencia a la que esta sometida la empresa
  • Con relación a los niveles de planificación hay que distinguir 4 estadios
    • Objetivos generales: Siguiendo a Scanlan: “los objetivos se definen como “metas, deseos, misiones que la organización debe cumplir en orden a subsistir””
    • Planes: Planes son las extensiones de los objetivos de una organización a trabes de la utilización de políticas
    • Políticas: Por políticas entendemos las guías para la toma de decisiones, son grupos de principios que constituyen “roles para acciones encaminadas a la consecución de los objetivos
    • Procedimiento de actuación: Los procedimientos están constituidos por los pasos que es necesario seguir para implementar los planes
  • Estos 4 niveles van íntimamente unidos. Cada uno depende del anterior y su elaboración se hace conjuntamente
  • Existe un feedback que permite retroalimentación y corrección del programa original
  • Existen mas vocablos:
    • Reglas: Guías de acción, y los programas son combinacionales de reglas , políticas, planes y procedimientos
    • Presupuestos: Planes numéricos
  • corto plazo. El presupuesto se diferencia de la planificación en sus métodos, practicas y organización
  • El presupuesto se refiere mas a la valoración numérica que a la administración
  • La tendencia actual es la integración de todas las actividades. Esta integración se busca de 2 formas, simultáneamente o de manera sucesiva. La forma ideal es la planificación simultanea de forma iterativa (paso a paso)
  • El pilar clave del proceso integrador es el plan de inversiones (incluyendo el personal)

La planificación como proceso: sus fases
La planificación es un proceso continuo compuesto por fases. Cada una de estas fases es un subsistema del proceso total en el que se dan inputs o entradas, un proceso y outputs o salidas

Concebida la planificación, hay 4 fases: Objetivos, políticas, planes y procedimientos

Es preciso elaborar unos objetivos de organización que se trataran de conseguir a través de políticas que se implementan en unos planes y procedimientos de actuación todo ello llevas sus inputs, procesos y outputs respectivos.

• Fase I
  • Los inputs o entradas son aspectos tales como el beneficio perseguido, la responsabilidad social de la firma y los objetivos del personal, los sindicatos y el gobierno
  • El proceso analiza las variables anteriores teniendo en cuanta los factores que le puedan afectar. Según este análisis, las anteriores variables se concretan en objetivos
    • Beneficio
    • Productividad y eficiencia
    • Supervivencia, continuidad, estabilidad
    • Desarrollo y crecimiento
    • Adaptación y flexibilidad. Proceso, mejora de imagen. Ampliación cuota de mercado
    • Calidad
    • Otros.
• Fase II
  • Formulación de políticas que lleven a cabo los objetivos
  • Los inputs o entradas serán los objetivos de la organización, la experiencia de los directivos de la empresa y las imposiciones externas. Esto da lugar a la política de cada área
• Fase III
  • Se desarrollan los planes a corto, medio y largo plazo
  • Se analizan los objetivos, las políticas y las condiciones económicas externas, así como la capacidad de la empresa. Esto, unido a la intuición de la dirección, da lugar a los planes
• Fase IV
  • De modo similar y por concreción de planes se elaboran y definen los procedimientos de actuación
• Conclusión:
  • Cada fase del proceso se considera en relación con las demás y no aisladamente
  • La primera fase es la mas abstracta pero la que mayor impacto tiene sobre la organización
  • El grado de concreción aumenta según descendemos en el proceso, hasta llegar a los procedimientos a utilizar en la practica diaria

Limitaciones al proceso planificador
La planificación tiene una exactitud limitada por:

• Dificultad para precisar las metas
• Condiciones externas
• Inflexibilidades internas y externas
• Rapidez del cambio
• Tiempo y costo

Por la incertidumbre del futuro, la planificación no es todo lo exacta que desearíamos

Las condiciones externas condicionan las posibilidades de futuro de la empresa, ya que todo el plan esta sujeto a las modificaciones externas (políticas, gobiernos, ...)

Toda planificación innovadora tiene fuertes trabas debido a la resistencia al cambio inherente en las personas. Otro motivo es la rigidez que suele acompañar a los planes de inversiones

Cuando la empresa se enfrenta a problemas de gran dinamicidad, resulta casi imposible planificar sobre un futuro tan incierto y de tanta movilidad

El esfuerzo planificador se ve limitado por el tiempo y el coste que supone.

El pronostico y la prevención
Para planificar es preciso establecer previsiones y pronósticos

Mientras la previsión y el pronóstico se limitan a expresar lo que 'pudiera ser', la planificación fija 'lo que tienen que ser'

Mas importante incluso que acertar es la planificación en si. Las desviaciones serán corregidas y los planes modificados, pero la función de planificar es la base de la coordinación y de la gestión estratégica

La dirección por objetivos
'La dirección por objetivos es un sistema que permite identificar los objetivos y las aportaciones de las personas con los objetivos y realizaciones generales de la empresa'

Esta técnica esta orientada a la practica y tiene su principal exponente en los trabajos de J. W. Humble

Se trata de coordinar los objetivos particulares con los generales, haciendo esta unión operativa

Es una integración de actividades para conseguir metas de desarrollo y crecimiento

Este proceso parte de planes estratégicos y tácticos, se definen unos objetivos a alcanzar por cada directivo, tras esto se estudian los planes de mejora propuestos por los diferentes directivos, y por ultimo, se procede a crear las condiciones que ayuden a conseguir los logros previstos.

Además se crea un sistema de información y control y todo esto se completa con revisiones y valoraciones periódicas, un sistema de motivación de los directivos y un plan para su formación y perfeccionamiento

Se integran aquí las ideas de las escuelas de motivación con las de las escuelas cuantitativas